11 choses à faire lorsque vous déménagez votre entreprise vers un nouveau site

Vous déménagez votre entreprise dans de nouveaux locaux ? Qu’il s’agisse d’une petite entreprise à domicile sans employés ou d’une grande entreprise avec de nombreux employés, le déménagement dans de nouveaux locaux ne va pas sans quelques maux de tête ou complications. Cependant, avec la bonne liste de contrôle, vous pouvez contribuer à rationaliser le processus pour assurer un déménagement en douceur et utile. Voici 11 choses à ne pas oublier lorsque vous déménagez votre entreprise dans de nouveaux locaux.

Trouver un nouvel emplacement pour les bureaux

La première chose à faire est de trouver un nouvel emplacement pour vos bureaux. En supposant que votre entreprise n’est pas une entreprise à domicile, c’est à vous et à votre service des ressources humaines qu’il incombe de trouver un nouvel espace de travail. Nous vous recommandons de confier cette tâche à plusieurs employés en leur demandant de repérer des emplacements potentiels. Si personne dans l’entreprise n’a d’expérience dans la recherche d’un nouvel espace de bureau, envisagez de faire appel à un courtier immobilier professionnel pour vous aider à trouver l’espace de travail idéal pour vous et votre entreprise.

Tenez compte de l’emplacement et de la facilité pour les employés

Avant de déménager votre entreprise, assurez-vous de prendre en compte les besoins de votre entreprise et ceux de vos employés. Après tout, l’emplacement peut faire ou défaire une entreprise – selon le type d’entreprise que vous dirigez. Si votre entreprise est tributaire de la fréquentation ou d’un certain groupe démographique, vous devrez trouver l’espace le mieux adapté à ces besoins. Il peut également être judicieux pour votre entreprise d’être située à proximité d’autres entreprises similaires. Par exemple, une entreprise axée sur la finance pourrait envisager d’ouvrir un bureau dans le quartier d’affaires animé d’une ville. Enfin, vous voudrez peut-être tenir compte des besoins de vos employés. Le nouvel espace de bureau est-il facilement accessible ? Y a-t-il un parking disponible ? Etc.

Évaluez vos options de location

Si vous envisagez de louer un espace de bureau, vous devrez examiner attentivement les conditions du bail commercial avant de le signer. Évaluez vos différentes options de location avec chaque propriétaire. De nombreux propriétaires préfèrent signer des baux pluriannuels (un bail de trois ans, par exemple). Assurez-vous d’être à l’aise avec le calendrier d’un bail avant de le signer. Par exemple, s’il y a une chance que votre entreprise ajoute des employés et devienne trop grande pour l’espace avant trois ans, vous devrez trouver un espace plus grand.

Déterminez votre budget de déménagement

En plus des paiements mensuels, assurez-vous que votre entreprise est prête à payer toutes les dépenses et tous les frais de déménagement. Il peut s’agir d’une entreprise de déménagement, de fournitures de déménagement et de besoins d’entreposage. Établissez un budget avec votre entreprise avant le déménagement.

Informez les employés et prévenez-les

Évitez de surprendre vos employés et vos collègues avec un déménagement de bureau. Informez-les plutôt à l’avance que l’entreprise a commencé à chercher de nouveaux locaux. En donnant aux employés un aperçu de l’avenir de l’entreprise, vous leur donnerez non seulement le sentiment de faire partie du processus, mais vous les aiderez également à planifier leur propre avenir.

Coordonnez un plan pour le déménagement de tous les équipements techniques

Mettez en place un plan pour le déménagement de tous les équipements techniques et des serveurs. Nous vous recommandons de réunir une équipe de professionnels de l’assistance informatique pour planifier le déménagement à l’avance. Ainsi, ils seront en mesure de prévoir ce qu’il faut déplacer, ce dont il faut se débarrasser et ce qu’il faut transférer. En outre, votre nouvel espace de bureau peut nécessiter davantage d’équipements techniques (par exemple, de nouveaux ordinateurs, imprimantes et photocopieuses). Vous devrez vous assurer que ces équipements sont commandés et que leur livraison est prévue dès le début du bail.

Engagez une entreprise de déménagement réputée

Vous avez du matériel et du mobilier de bureau à déménager ? Vous allez avoir besoin d’une équipe de déménageurs professionnels pour transporter tous vos biens en toute sécurité. Qu’il s’agisse de bureaux, de chaises, de tables de salle de conférence ou de photocopieuses de grande taille, une entreprise de déménagement professionnelle devrait être en mesure de s’occuper du déménagement. Assurez-vous d’obtenir des devis d’au moins trois déménageurs différents avant d’engager quelqu’un. Vérifiez également les avis et les évaluations.

Déterminez vos besoins de stockage

Avez-vous l’intention de réduire la taille de votre bureau ? Si c’est le cas, vous aurez peut-être besoin d’une unité de stockage pour contenir les équipements, les meubles et les fournitures supplémentaires. Pour plus de facilité et de commodité, assurez-vous de trouver une unité de stockage relativement proche de votre nouveau lieu de travail.

Commandez une nouvelle signalétique et tout mobilier ou équipement nécessaire

Selon le type d’activité que vous exercez, une enseigne attrayante et efficace peut réellement contribuer à accroître la visibilité de votre entreprise. Si vous déménagez dans un nouvel espace de bureaux, vous devrez peut-être commander une nouvelle signalétique avant le déménagement. Préparez un plan pour savoir comment et quand l’installer. Vous voudrez également évaluer le nouvel espace pour voir si vous avez besoin de nouveaux meubles ou équipements pour le bureau. Comme l’arrivée de ces articles peut prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois, vous pouvez les commander avant le déménagement.

Mettez à jour le site web de votre entreprise et vos signatures électroniques

Après votre déménagement, veillez à mettre à jour la copie du site web de votre entreprise pour refléter votre nouvelle adresse. Vous pouvez ajouter une note, telle que “Nous avons déménagé”, pour faire savoir aux clients que vous avez changé d’adresse. Si les employés ont l’habitude d’inclure l’adresse de l’entreprise dans leur signature électronique, veillez à ce que chacun mette à jour sa signature avec la nouvelle adresse dès que vous déménagez.

Faites savoir à vos clients que vous avez déménagés

Une fois que vous avez officiellement déménagé, il est important de faire passer le mot dès que possible. Nous vous suggérons d’envoyer un courrier électronique ou de téléphoner à vos clients pour leur faire savoir que vous avez déménagé. Veillez à indiquer votre nouvelle adresse dans le message. Vous pouvez également inclure des instructions faciles à lire.

Prêt à déménager ?

Après avoir passé en revue les espaces de bureaux potentiels, vous avez finalement choisi un lieu pour votre entreprise. Félicitations ! Il est maintenant temps de commencer à planifier ce déménagement. Heureusement, pro. desbrasenplus  une entreprise de déménagement réputés et fiables vous permet de réserver facilement les meilleurs déménageurs professionnels pour ce travail.

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